Corrective Action and Documentation

工作中的不良表现或不良行为有多种形式. 最终,管理者的工作是识别并试图改变员工不理想的表现或行为,使之符合期望. That, in a nutshell, is corrective action.

In the workplace we typically use a verbal or written warning or counseling to communicate to the employee what he/she is doing wrong; what needs to be done to correct the problem; and what will happen if the problem is not corrected.

Verbal Counseling

当员工最初未能达到行为和/或绩效标准时,应使用口头咨询. 在这个阶段,雇员的继续受雇不应受到威胁. Do your fact finding first. 这包括在你给出任何警告之前和员工交谈,了解他/她的观点. The verbal counseling should include, behavior/performance that is unacceptable, positive suggestions for improvement, 如果没有纠正问题,对生产力或工作表现的影响. 试着找出为什么员工的表现或行为是不可接受的,并帮助员工计划改变. 不给员工一份书面文件进行口头咨询. 你可以在笔记中记录你做过咨询. 你应该有一些谈话要点,用来和员工交谈,以确保你说到点子上,这些谈话要点将作为咨询发生时的文档. 它可能是有限的价值作为文件,但如果口头咨询改变行为,那么你已经完成了你的目标.

Written Warnings

The written warning has two purposes. It is used to communicate with the employee so that, hopefully, the performance or behavior will be improved. 它还提供文件,以便员工不改变他/她的表现或行为,然后终止雇佣发生, 该大学将能够证明,解雇完全是因为员工未能达到预期,而不是被解雇员工可能声称的任何恶意动机.

书面警告是用于更严重的罪行或当回应的口头咨询是不够的. 在你可以给出书面警告之前,不一定要给出口头咨询. Do your fact finding first. 这包括在你给出任何警告之前和员工交谈,了解他/她的观点. 不要在你发现事实的会议上给员工书面警告. Use the “What if I got it” test. Does it make sense, is it appropriate? 可能有必要在书面警告中向雇员表明,如果不对书面警告作出适当的回应,他/她的继续受雇可能会受到威胁. 复习书面警告的语气(不要针对个人), 内容(不要罗列员工的过错), clarity (will it make sense if read by an outsider?), and value. 它必须经过各方的签署,这样它作为行为修改器和文档都有很大的价值. 人力资源部或经理看过书面警告吗.

如果你有一个员工的表现/行为没有达到你的期望,你会怎么做? 你要采取纠正措施,当你和员工一起采取纠正措施时, 作为管理者,你的工作就是运用必要的技能和专业知识来有效地改变员工的行为/表现, 确保皇冠6686体育的行动将对学校造成的风险降到最低. 通过记录你正在做的事情,可以将这种风险降到最低,这样以后你的行为就不会有更邪恶的动机了.

Points to Consider on Documentation

  • Just do it. 陪审员态度研究表明,陪审团认为“如果没有写下来,就不会发生。!”
  • Just do it timely. 如果你要赞扬或谴责,它必须在促成赞扬或谴责的事件附近进行,否则效果会显著减弱. Acting in a timely manner is critical.
  • 目标是改变行为(文档是追求目标的副产品). 从法律角度来看,文件是必不可少的, 但是,如果你成功地改变了你的行为,而且没有必要采取进一步的行动,那么你就没有法律的眼光来处理这个问题了.
  • 如果你想在改变行为上取得成功,你必须成功地与员工沟通:a)他/她做错了什么, i.e. the difference between expectations and actual performance; b) what he/she needs to do to do it right; and c) what will happen if he/she does not make the necessary corrections (this could be either a statement of potential outcomes related to the performance/behavior or it could be sanctions that may be taken, 或两者). 因此,包括上述(a - c)的文件将是一个很好的资料来源,说明所采取的任何就业行动都是出于合法理由.
  • 不要让任何人进入"试用期"或者使用"试用期"这个词. 缓刑,作为书面警告,通常有一个开始和结束. That is not what you want. 你想要向员工表达,绩效/行为改进必须是“立即且持续的”.”
  • 最后要表达你对员工能够改变他/她的行为/表现的信心,只要他/她努力,你就愿意帮助他/她.
  • 确保你在文件上签上自己的名字,如果可能的话,让员工也签上自己的名字.
 

Employee or Independent Contractor

皇冠6686体育每个月都以独立承包人的身份雇佣大量的人. 这些人为大学提供各种各样的服务. 重要的是,皇冠6686体育始终确保这些人作为独立承包商的地位是准确的. 如何获得独立承包商身份? It is not because we choose to designate them as such; it is not because they want to be designated as such. 这仅仅是因为它们符合美国国税局定义的独立承包商的定义. The IRS has an interest in this because independent contractors do not pay their taxes on a payroll deduction basis; they have to file and pay their taxes quarterly. 另一方面,实际雇员在工资扣除的基础上纳税. T在这里fore, 如果国税局觉得人们被错误地定义为独立承包商,他们确实会感兴趣.

以下是美国国税局(Internal Revenue Service)网站对一名独立承包商与一名雇员的对比.

“为你工作的人是雇员还是独立承包商是一个重要的问题. 答案决定了你支付和预扣联邦所得税的责任, social security and Medicare taxes, and federal unemployment tax.

In general, 如果你能控制要做什么和如何做,那么为你服务的人就是你的员工.

It is critical that you, the employer, 正确判断提供服务的个人是雇员还是独立的承包商. Generally, you must withhold income taxes, withhold and pay Social Security and Medicare taxes, 还要为支付给雇员的工资缴纳失业税. 在支付给独立承包商的款项时,你通常不必预扣或支付任何税款.

注意:如果您错误地将员工归类为独立承包商, 皇冠6686体育(皇冠6686体育)可以为那个工人承担雇佣税, plus a penalty.

Who is an independent contractor? A general rule is that you, the payer, 是否有权只控制或指导由独立承包商完成的工作结果, 而不是实现结果的手段和方法.

Who is an employee? Under common-law rules, 任何为你服务的人都是你的雇员,只要你能控制要做什么和怎么做. 即使你给了员工行动的自由,也是如此. 重要的是,您有权控制如何执行服务的细节.

根据普通法确定个人是雇员还是独立承办商, 必须审查工人和企业的关系. 必须考虑所有控制和独立的证据. In an employee-independent contractor determination, 所有能证明控制程度和独立程度的信息都必须加以考虑.

提供控制和独立程度证据的事实分为三类, behavioral control, 财务控制和双方关系的类型.

Behavioral Control

表明企业是否有权指导和控制的事实.

  • Instructions—an employee is generally told:
    • When, w在这里 and how to work
    • What tools or equipment to use
    • What workers to 雇佣 or to assist with the work
    • W在这里 to purchase supplies and services
    • 哪些工作必须由特定的个人完成
    • What order or sequence to follow
  • 培训——培训员工以特定的方式执行服务.

Financial Control

显示企业是否有权控制工人工作的业务方面的事实包括:

  • 工人未报销费用的程度
  • The extent of the worker’s investment
  • 工人向相关市场提供服务的程度
  • How the business pays the worker
  • 工人能实现盈利或亏损的程度

Type of Relationship

Facts that show the type of relationship include:

  • 描述双方打算建立的关系的书面合同
  • 工人是否享有员工福利
  • The permanency of the relationship
  • 服务对主体活动的整合程度如何

对于被视为皇冠6686体育员工的员工,皇冠6686体育负责:

  • Withholding federal income tax
  • 代扣和支付雇主的社会保险和医疗保险税
  • Paying federal unemployment tax (FUTA)
  • Issuing Form W-2, Wage and Tax Statement annually
  • 在表格941报告工资,雇主的季度联邦纳税申报单.

Job Description Guidelines

工作描述是对一个工作中通常执行的主要活动和职责的总结. 它不是一个工作中执行的所有活动的综合列表. 职位描述应该描述当前存在的职位, not as it will exist sometime in the future.

Job Description Template

阅读以下指导原则后,在表单库中使用职位描述模板. 皇冠6686体育有必要在所有萨姆福德大学工作描述的格式上保持一致.

工作描述是对一个工作中通常执行的主要活动和职责的总结. 它不是一个工作中执行的所有活动的综合列表. 职位描述应该描述当前存在的职位, not as it will exist sometime in the future.

目的

The purpose of a job description is to:

  • 用文件记录每个工作的主要职责和要求.
  • 确保员工对自己的工作有一个清晰的认识.
  • 为工作评估、薪酬调查、市场定价和职业机会提供依据.
  • Provide a vehicle for posting internal jobs.
  • 传达期望,以帮助员工提高绩效.

Guidelines for Writing Job Descriptions

  • 保持句子结构尽可能简单——省略那些没有提供必要信息的多余单词.
  • 用动作动词开始语句,例如:analyze approve, authorizes, 发展, evaluates, 输入, 运营, organizes, 执行, recommends, reviews and schedules.
  • 选择与工作角色相关的动词. 对于支持角色来说,使用“管理”可能会产生误导.像“管理”或“启动”这样的动词更合适.
  • Use examples, w在这里 appropriate, to add meaning.
  • 写作风格应该清晰简洁——尽可能使用非技术语言.
  • 避免使用含糊不清的词语,因为这些词语可能会引起不同的解释.e. “为报告编制月度计数并分发报告”与“协助准备报告”.”
  • 专注于关键的活动,而忽略不属于特定工作的次要或偶尔的职责.
  • 句子结构采用现在时电报式(隐含主语/动词/宾语/解释性短语)。
  • Consider all work performed over a 12-month period.
  • 最好的职位描述应该以事实和客观的风格来写,而不是用来描述任何在职者的特点.
  • 教育和经验水平应列为最低限度,鉴于其职责和责任,应切合实际. 如果要求过高,这将有助于筛选出真正有资格的人.
 

Performance Management

Valuing Excellence

Samford University values excellence. 皇冠6686体育致力于创造和维护一个环境,强调认可工作业绩对皇冠6686体育的使命的重要性. 这一信息适用于正规的全职和兼职员工. 不包括教员和兼职教员.

包括员工和主管在内的持续沟通过程:

  • 确定和描述工作职能,并将其与大学和/或学术或行政单位的使命和目标联系起来.
  • 制定切合实际和适当的绩效预期.
  • 给 and receiving feedback about performance.
  • 撰写并沟通绩效评估结果.
  • 规划教育和发展机会, improve or build on employee work performance.

Performance Expectations

书面描述对员工在工作中的表现和行为的期望. At the least, 员工在被聘用时和每年的绩效评估时都应该被告知他们的绩效预期. 请参考绩效管理/绩效工资计划部分,了解如何编写绩效预期.

Pay for Performance

一种根据员工的成就和年度绩效考核来奖励员工的方法. 该理论认为,员工的绩效评估和他们加薪的价值之间应该存在相关性.

Frequent and Timely Conversations

一个有效的绩效评估和管理过程的基础是频繁和及时的沟通. 预期主管将告知员工工作要求和业绩期望,以及评估员工业绩的方式. 这一过程的成功取决于管理者完成目标的意愿, 准确而有建设性的绩效评估,以及员工对有建设性的反馈做出积极回应的意愿, when needed, to improve their performance.

一般在介绍期结束时和此后每年对雇员的业绩进行评估.

Employee Self-Appraisal Form

本表格可在需要时使用,且不言自明. 在任何情况下,员工都不应被要求填写上述绩效评估表.

Performance Review Form

书面绩效评估是基于员工的总体表现和他/她的工作期望. 它考虑了员工的工作行为和其他既定的绩效期望. The written performance review is a legal document. 它也是员工工作表现的官方记录, 并可能在未来的就业决定中被考虑. 除了上述的定期业绩审查之外, 主管可以在任何时候发起书面咨询或警告,以记录和建议员工的表现缺陷. 请参阅纠正措施和文件部分.

Employee Comments

During the performance review process, employees are provided an opportunity to review, 对实际的绩效评估文件进行讨论和评论. 绩效考核表由主管和员工签字. 给员工一份副本,原件发送到人力资源部的正式员工档案中.

Appeals Process

对于书面绩效评估可能会出现分歧. 如果有员工不同意书面评审的任何部分, he/she may attach a supplemental, explanatory response. The response will become a part of the record. 如果员工认为绩效评估实际上不准确, he/she may request a review by the supervisor, the next level of management, and/or intervention by the AVP of Human Resources.

Accountability

  • 副总裁负责确保其直接下属在其管辖范围内对所有符合条件的员工实施绩效管理和评审程序.
  • 人力资源的AVP负责监督和确保这一过程的统一和一致的应用.主管和经理负责培训, 为他们的员工提供及时和实际的反馈,并将其写入书面的绩效评估中.

Performance Management

Optional Forms

工作人员 Employment Procedure

Hiring Overview

皇冠6686体育是一个平等的就业机会雇主,积极寻求吸引, 雇佣, 并保留一支高素质、多元化的员工队伍,这些员工的才能和经验为大学完成使命提供了最佳装备.

像这样, 大学致力于为所有人提供一个平等的就业机会. 皇冠6686体育不会因种族原因歧视或骚扰任何雇员或求职者, color, 祖先, national origin, 性, disability, 和年龄. With respect to religion and creed, as permitted by law, 大学保留在雇用决定上行使裁量权的权利,以雇用大学认为与大学有共同价值和使命的人.

提供这些雇用程序指南是为了协助雇用官员, search committees, and support staff, as they plan, 启动, 和/或参与大学的遴选过程. 皇冠6686体育的目标是为每个工作招聘最合格的申请人,同时最大限度地降低大学的风险.

这一过程的大部分内容包括预测下一步的行动,并提前采取行动处理文书工作,满足你所在区域的员工水平. Please be aware of the process and plan accordingly.

Hiring Procedure

以下是最初招聘步骤的要点总结,适用于您是否需要一个替代或新的职位:

  • 由招聘经理在HireTouch中完成员工雇佣申请,并进行必要的审批.
  • 获得批准后,由人力资源总监完成工作审查. Each job review must be approved by the president. 在总统批准该立场之前,不得采取任何行动.
  • The job is posted by Human Resources. 通过人力资源网站发布皇冠6686体育至少三天是学校的惯例.

工作人员 Employment Requisition

Any request to 雇佣, whether for a new position or for a replacement, 必须填写员工雇佣申请(请参阅填写申请的说明 在这里) and obtaining all necessary approvals. 

The requisition must contain minimum requirements for the position; education, prior employment experience; and any required licensures and/or certifications. 职位描述组件是申请的一部分.

In order to curb the proliferation of job titles, 要在职位控制系统中添加一个新职位,必须使用标准的职位名称,或者必须获得批准(如在一个新职位的情况下). T在这里fore, 请注意,职称有一定的限制,并努力使职称标准化.

If the requisition is for a replacement, 确定已经完成并提交了终止雇佣的表格.

Job Review

每一个固定的兼职和全职职位,无论是替换的还是新的,都必须经过工作审查. 该审查由人力资源总监进行,然后必须由总统审查和批准. 工作不能张贴或要约延长,直到这个审查完成和批准.

Job Posting

申请一经批准,该职位将被公布. 这是学校的惯例,职位将张贴至少三个工作日从皇冠6686体育的网站. 工作也可以在当地和/或国家出版物上刊登广告. Ads must be placed/approved by Human Resources.

工作邀请必须不是正式的或非正式的,直到工作发布后. All job offers will be made by Human Resources.

Application Process

In order to apply for a specific open position, 有兴趣的人士可通过HireTouch上的招聘启事申请. 此流程之外的申请不被接受.

Résumés未提交回应征集(张贴)的具体, 开放的职位或提交以外的大学的申请人跟踪软件将不被考虑或保留.

希望被皇冠6686体育考虑就业的申请人必须通过HireTouch申请一个特定的职位.

Recordkeeping

保持完整和准确的记录是雇佣过程中非常重要的一部分.

部门面试官必须通过HireTouch保存的记录如下:

  • 准确跟踪申请人达到的每个工艺步骤
  • A record of why the applicant was not moved forward
  • 对所有申请该职位的候选人的处置,不论是否被雇用
  • 招聘经理应该通过HireTouch与所有未被选中的应聘者进行沟通
  • 任何测试结果的记录应发送/返回给人力资源.

人力资源就业协调员负责保存所有为每个空缺职位提交简历或申请的人的记录,以及与该申请或简历相关的所有信息. 所有关于求职的信息都应该保存在申请人跟踪系统中.

Screening

Once the job has been posted, 招聘经理将审查所有提交的申请材料,以确定最适合该职位面试的申请人. The screening may take place by:

  • 将工作的最低要求与提交申请的人的资质进行比较/résumés.
  • 对合格的申请者进行电话面试,以确定其是否符合皇冠6686体育的使命, salary ranges, or other job related factors.
  • 不符合最低张贴资格的申请人可能不被考虑为该职位.

测试

根据需要,人力资源部将对知识和技能进行测试或评估. If assessment of a candidate's skills on Excel, PowerPoint, 需要文字或其他办公电脑应用程序, 部门经理/面试官必须与就业协调员合作,以便开发适当的评估.

有些部门的面试官更喜欢先面试,然后对应聘者进行测试,而有些面试官更喜欢先测试,然后再面试. 只要同一职位的所有申请人都得到一致的处理,这两种情况都可以接受.

人力资源部会将测试结果通知部门面试官.

Background Screening

皇冠app官方版下载会对所有教职员工的最终候选人进行背景筛选. 为了使用该屏幕,必须成功地完成该屏幕. 屏幕包括但不限于犯罪背景, driving record, and social security number verification. 信用/财务记录和药物测试也可能被一些部门要求.

在进行背景筛选之前,最终候选人将收到一份背景搜索释放表. 

Selection

在所有申请人都经过部门面试官的面试之后, 招聘经理会通过HireTouch提交招聘建议. If approved, 任何必需的就业前检查(如教育验证, prior employment, licensures, and certifications, as applicable, and reference checks) will be 启动d.

在最合格的申请人被选中后,人力资源将准备一份offer,并由就业协调员将其发放给候选人.  招聘经理或其他员工或教职员不应向员工提供聘用要约.

对于未被录取的申请人,应及时告知其情况. 招聘经理应该通过HireTouch向未被选中的应聘者发送适当的道歉邮件.

Checklist

雇佣决定使大学承担额外的成本,并可能产生重大的责任. 这就是为什么皇冠6686体育有指导方针来帮助皇冠6686体育减少这种负债的风险.

在招聘前、中、后使用以下清单.

  • 已完成离职员工的离职表格
  • Minimum requirements for the job have been included
  • 申请已获得适当批准
  • 总统已经进行了工作评审并批准
  • 如果有必要进行测试,已经确定了
  • 所有转介申请人的资料均已审核
  • 所有合格的内部应征者都经过面试
  • 根据最合格的申请人而决定雇佣,而不考虑种族, 性别, age or any other protected factor will be made
  • 未来的新员工已经电子签署了一份背景审查放行表,结果也已返回
  • A 雇佣 proposal has been completed as appropriate
  • 所有其他候选人在HireTouch上都被打乱了
  • 皇冠6686体育已经通过HireTouch向所有其他候选人发送了道歉邮件
  • 招聘经理已将通过电子邮件收到的员工新招聘表格或状态变更表格转发给需要这些信息的汇报行人员

Final Step

所有新聘用的员工都要经过E-verify和I-9验证. As required by federal law, I-9必须在不迟于工作的第一天签署,并在工作的三天内进行E-verify. Once a hiring decision has been made, 就业协调员将在接受后提出录用通知, the onboarding process.

全职和兼职员工必须参加下一个培训课程.

培训的日期、时间和地点会根据新员工的数量而有所不同. 将向所有预计参加的新员工发出邀请. 如有疑问,请联系人力资源()进行核实.

Wage-Hour FAQs

加班费和非加班费的区别是什么?

有加班费的雇员不受加班费的限制,加班费按工作计酬而不是按小时计酬. Non-exempt employees are not exempt from overtime; t在这里fore, 他们按小时计酬,并可享受加班费.

How is a person determined exempt?

工作职责与《皇冠app官方版下载》规定的四个测试之一相比较. 工作职责必须符合其中一项测试规定的标准,才能被视为豁免.

What records must be kept on non-exempt employees?

在非免税员工的工资记录中,工资单必须保存12个项目,但由员工生成的一个项目是每天的开始和停止时间.

一个小时制(非豁免的)员工已经同意为一个特殊的项目或事件工作. How can I pay this employee?

因为小时工要服从劳工部的规定, their exact hours must be documented for payment. 这些工作时间必须与计算加班费和加班费的正常工作时间结合考虑. You may not pay an hourly employee a “flat rate” for working on a project even though both parties may be agreeable to this arrangement; it is a violation of federal law. 在雇佣员工从事特殊项目或活动之前,请联系薪资办公室寻求特殊情况下的帮助.

非加班费员工的起止时间记录要有多精确?

工资小时规定,记录必须反映员工的实际启动和停止时间, i.e.一名员工开始工作,开始和停止午餐时间,然后离开,开始新的一天.

What records must be kept on exempt employees?

None that are generated by the employee. 为萨姆福德福利做记录, exempt employees must report the use of paid leave.

非加班费员工在下班后参加培训或会议时必须支付工资吗?

是的, 如果员工需要参加会议或培训, 或者如果员工缺席会议或培训会对他/她的工作产生影响. 只有当会议或培训是100%自愿的,且员工的缺席不会影响他/她的工作时,才会支付不需要的时间.

《皇冠6686体育》是否要求皇冠6686体育给予员工休息时间或用餐时间?

《皇冠app官方版下载》(FLSA)中没有规定任何形式的违规行为,阿拉巴马州的任何法律也没有规定违规行为. (显然,皇冠6686体育确实希望员工在工作时能够得到休息和恢复精神,所以皇冠6686体育也允许员工在用餐时休息等.) FLSA只涵盖休息时间少于20分钟的,而超过20分钟的休息时间可以被取消(不补偿).

如果非豁免员工在工作间吃饭, is that compensable or non-compensable time?

We would have to pay the employee for that time. 下班休息时间必须远离工作站,这样员工就不会被打断或执行任何工作(如接听电话).

Who is paid overtime?

非加班费(小时制)雇员在七天(星期日至星期六)内工作超过40小时的,其工资是工作超过40小时的时薪的1.5倍.

An employee, of his/her own free will, comes in early, takes a short lunch hour, stays late, and as a result, incurs overtime. Does the overtime have to be paid?

是的,如果你允许一个雇员工作,他/她必须得到报酬. 然而,管理者可以而且必须控制员工的工作场所和工作时间.

如果员工来上班只是因为他/她想上班,却不工作——只是为了避免交通堵塞, read the paper, drink coffee, 等. Is that compensable time that could lead to overtime?

No. 只要雇员没有准备工作场所或进行任何工作,就不是补偿时间.

如果一个员工在七天内工作超过40个小时,他/她可以得到1.5美元的补偿金代替1.5美元?

No, 没有薪酬时间为1.5的这种东西(除了在公共部门,而皇冠6686体育不是在公共部门).

When is the use of comp time legal?

只有当补偿时间在赚得的七天内使用时. 例如,一名员工周一到周三每天工作8小时,周四工作10小时. 两小时的补偿时间(小时对小时)可以在周五使用,以避免1.5倍的工资. 如果员工周一到周四工作8小时,周五工作10小时, 不能使用加班补偿时间,加班必须支付加班费. 补偿时间不能从一个七天期间延续到下一个七天.

加班费(领薪水的)员工的补偿时间呢?

对于免税的员工是没有补偿时间的. 被豁免的员工是不按小时支付工资的,任何按小时计算他们的工作都可能违反他们的豁免.

所有的工作时间都算加班吗?

Only actual hours worked count toward overtime. Any kind of paid leave does not.

是否可以强制要求雇员加班?

是的.

Can employees volunteer to work off the clock?

No.

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