Internal Event Requests

活动管理办公室负责大学活动的运作和后勤工作. 皇冠6686体育努力创造更有效的方式来利用皇冠6686体育的日程安排资源,为大学和社区提供高质量的活动支持. 活动管理办公室在 Policy 1.02.

Samford related events, 无论是员工会议还是课后学习会议, 可以安排和要求通过 SPACES, our scheduling software. 建筑协调员将批准或拒绝与samford相关的事件请求.

All external groups, whether sponsored or not, 必须通过活动管理办公室寻求批准吗. 赞助和外部活动都需要提交一系列文件, including liability insurance, sponsorship verification form, and contract, 在宣布活动细节之前. 这些事件可能发生在下午3点以后.m., Monday-Friday, and 8 a.m.-10 p.m. 在秋季和春季学期的周六. 外部事件取决于房间和资源的可用性以及当前事件协议.

Services

External Event Requests

在学年期间,所有校园设施主要供皇冠6686体育学生使用和享用, faculty, administration and staff. 学年期间的空间安排必须由学术部门发起, 行政办公室或认可的学生组织. Outside of these groups, 皇冠6686体育很高兴欢迎外宾来校园, Monday-Friday, after 3 p.m., and Saturdays, 8 a.m.-10 p.m., during the academic year.

租赁过程的一个重要部分是确保与大学的需求不冲突. For instance, 在活动管理办公室, 租赁申请只有在学期的学术教室和行政空间分配完毕后才会被确认. 当确定有可供出租的空间时,适用以下程序:

  1. 一份标准的萨姆福德大学租赁协议将由希望租用空间的组织或机构签署. 合同条款非常具体,涉及设施的使用,将由活动管理办公室严格执行. 如果出现违约,可能需要支付额外的费用.
  2. 租金将根据活动的规模和复杂性收取,而不是仅根据场地的可用性. 在签约活动确定之前,将考虑辅助支持服务和大学资源. 资源包括但不限于:停车, catering, university employee schedules, 和固定资产升级或维修. 根据所请求的空间或服务的复杂性,可能需要额外的费用.
  3. As noted in the contract, 校外团体不得使用学校名称, logo or trademarks, in any form of communication, 包括但不限于网站, social media and brochures, 未经大学传播事务执行主任事先书面同意. 外部小组不得以暗示支持的方式宣传该活动, 在未经大学传播执行主任事先书面同意的情况下,与大学建立合作或联合品牌.

重要的是要记住,皇冠app官方版下载所有设施的主要目的是直接支持大学的学术和行政使命. 赞助或租金涉及外部方将只根据空间和资源的可用性. 当外部组织要求使用校园设施时, 事件被认为是一个外部事件, 并收取适当的费用. 这所大学将收回大学费用(水电费), additional cleaning costs, personnel overtime, etc.)与外部事件有关而发生的.

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